Docusign, elektronik imza yerine geçer mi?
Güvenli elektronik imza, ülkemizde yasal geçerliliği olan, kesin delil niteliğine haiz, hukuki niteliği kuvvetli bir imza türü. ancak docusign, Türkiye’de yetkilendirilmiş elektronik sertifika hizmet sağlayıcıları (eshs) tarafından sunulan bir hizmet olmadığı gibi bilgi teknolojileri ve iletişim kurumu (btk) tarafından tanınmış bir elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı statüsüne de sahip değil.
Elektronik imza, internet veya dijital ortamlarda yapılan işlemlerin, günlük yaşamımızda, özel ve kamu alanındaki işlemlerde yaygın ve yoğun bir şekilde kullanılmaya başlanması ile uzun yıllardır hayatımızdaydı. Son dönemde bir de gündemimize DocuSign girdi. Dolayısıyla hukuken şu soruları da sıklıkla duymaya başladık: DocuSign bildiğimiz anlamda Güvenli Elektronik İmza mıdır? Türkiye'de geçerli midir? Hukuken geçerli midir? Güvenli Elektronik İmza ile DocuSign ispat ve delil niteliği bakımından aynı mıdır? Güvenli Elektronik İmza ve DocuSign hukuki temel farkları nedir?
Gelin önce şirketlerin yurt dışı ile işlem yaparken, DocuSign ile belgeleri imzalamaya yönelik talepler ile karşı karşıya kalmaları sebebiyle, Türkiye'deki Elektronik İmza ve DocuSign konusuna netlik kazandıralım. Öncelikle, Türkiye'deki yasal düzenlemede* yaklaşık 20 yıldır yeri olan Elektronik İmza nedir, gelin buradan başlayalım... (*5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'nun ve Elektronik İmza Kanunu'nun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik)
Elektronik imza, Güvenli Elektronik İmza mıdır? Evet, Güvenli Elektronik İmza,
yalnızca imza sahibine özgü olan ve onun kontrolündeki güvenli elektronik imza oluşturma aracıyla oluşturulan,
nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğini doğrulayan ve
imzalanmış elektronik veride sonradan bir değişiklik yapılıp yapılmadığını tespit etme imkânı sunan bir elektronik imza türü.
Hukuken, Güvenli Elektronik İmza elle atılan ıslak imzaya eşdeğer niteliktedir. Güvenli Elektronik İmza ile oluşturulan veriler aksi ispat edilinceye kadar hukuken "kesin delil" sayılır. Veri bütünlüğünü koruyan ve işlemleri güvenli hale getiren Güvenli Elektronik İmza, kağıt tasarrufu ile çevre dostu bir uygulama olduğu gibi ayrıca ciddi bir zaman tasarrufu da sağladı, hayatımızı oldukça kolaylaştırdı. Bugün şirket genel kurul kararlarının imzalanması, elektronik ortamda sözleşme düzenlenmesi, UYAP sistemi üzerinden dava açılması, e-fatura ve e-defter gibi işlemlerin gerçekleştirilmesi ve e-devlet uygulamalarında kimlik doğrulama işlemleri, SGK prim bildirgelerinin sunulması, vergi beyannamelerinin gönderilmesi ve birçok elektronik tebligat işlemlerinde kullanıyoruz.
Ama bir yandan da Güvenli Elektronik İmza'nın geçerli olmadığı alanlar var. Şöyle ki; Kanunların resmî şekle veya özel bir merasime tabi tuttuğu hukuki işlemler ile banka teminat mektupları ve Türkiye'de yerleşik sigorta şirketleri tarafından düzenlenen kefalet senetleri dışındaki teminat sözleşmeleri, Güvenli Elektronik İmza ile gerçekleştirilemiyor. Örneğin, gayrimenkul alım-satımı, ipotek tesisi gibi tapudaki resmi işlemler, el yazılı vasiyetname, veraset ve intikal işlemleri ile evlenme gibi üçüncü tarafların şahitliğini veya belirli bir merasimi gerektiren işlemler, poliçe, bono, çek, makbuz senedi, varant ve kambiyo senetlerine benzeyen senetler, banka teminat mektubu dışındaki teminat senetleri Güvenli Elektronik İmza ile düzenlenemiyor.
Bu noktada şunu da belirtmek istiyorum; Türkiye'de hukuken geçerli olan Güvenli Elektronik İmza yalnızca Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu'nun internet sitesinde listelenen nitelikli Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları (ESHS) ile oluşturulabiliyor.
Hukuki Niteliği Nedir?
DocuSign, imzalanan belgelerde kimliklerin doğrulanması için kendi doğrulama mekanizmasıyla imza sürecini dijitalleştiren bir platform. DocuSign, imza sahibinin kimliğini ve imza doğruluğunu tamamen dijital yöntemlerle tespit ediyor, ancak 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'nun öngördüğü Güvenli Elektronik İmza şartlarını yerine getirmiyor. Şu anda, Türkiye'de teknik yapısı itibarıyla Güvenli Elektronik İmza olarak kabul edilmiyor.
DocuSign, Türkiye'de yetkilendirilmiş Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları (ESHS) tarafından sunulan bir hizmet olmadığı gibi Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından tanınmış bir elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı statüsüne de sahip değil. Bu nedenle, DocuSign aracılığıyla atılan imzalar Türkiye'de ıslak imza ile aynı hukuki sonucu doğurmuyor.
Peki DocuSign ile imzalanan belgelerin hiç mi hukuki değeri yok? Hiç diyemeyiz, ancak şöyle; taraflarca açıkça kabul edildiği durumlarda DocuSign ile imzalanan belgeler yazılı delil başlangıcı olarak kullanılabilir. Diğer bir ifade ile iddia konusu hukuki işlemin tamamen ispatına yeterli olmamakla birlikte, söz konusu hukuki işlemi muhtemel gösteren ve kendisine karşı ileri sürülen kimse veya temsilcisi tarafından verilmiş veya gönderilmiş belge olarak değer görür. Öte yandan yukarıda belirttiğim gibi Güvenli Elektronik İmza, kesin delil niteliğinde.
Netice olarak, Güvenli Elektronik İmza, DocuSign'a göre ülkemizde yasal geçerliliği olan, olası uyuşmazlıklarda imzalanan belgenin kesin delil niteliğini haiz olduğu hukuki niteliği kuvvetli bir imza türüdür. Elektronik imzaların da kayıp ve çalıntılara karşı korumasına dikkat etmenizi öneriyorum. Güvenlik açıklarını önlemek için, elektronik imzanızı kasada kilitli bir yerde saklamanızı, zayıf şifreler tercih etmemenizi, güvenli olmayan cihazlarla imzalamadan kaçınmanızı öneriyorum. Güvenilir sertifika sağlayıcılarıyla çalışmak, güçlü şifreler kullanmak ve sistemleri güncel tutmak oldukça önemli. Elektronik imzanın çalınması, kaybolması veya izinsiz kullanımından şüphelenilmesi durumunda; öncelikle şifre değişikliği yapılmalı, ilgili nitelikli Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısına (ESHS) başvurarak sertifika iptali talep edilmeli ve durumu bildirmek için en kısa sürede savcılığa suç duyurusunda bulunulmalıdır.
DocuSign, hukuki işlemin tamamen ispatına yeterli olmamakla birlikte, söz konusu hukuki işlemi muhtemel gösteren ve kendisine karşı ileri sürülen kimse veya temsilcisi tarafından verilmiş veya gönderilmiş belge olarak değer görür. Güvenli Elektronik İmza ise kesin delil niteliğinde.
